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數字認證電子合同助融創實現人資數字化轉型
2020-3-30
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 “明天有18個入職的,要準備108份材料,包括身份證復印件、戶口本、銀行卡、離職證明、勞動合同......”對于企業HR而言,這樣的員工入職場景再熟悉不過。堆積成山的紙質材料,繁瑣的入職流程,經常讓HR們忙得焦頭爛額。

如今,這種傳統的入職方式正在被新型的人力資源共享服務中心(HRSSC)所顛覆。

全面顛覆傳統入職方式

通過引入北京數字認證股份有限公司(以下簡稱:數字認證)提供的電子簽和人臉識別技術,融創人力資源共享服務中心推出“一部手機,一個二維碼”的入職新體驗,讓融創中國的HR服務煥然一新:

以前入職需要現場打印、裝訂、蓋章的資料,現在入職前就可以隨時隨地在線上完成資料填寫,遠程團隊提前進行審核,確保入職當天辦理的高效和順暢。

以前簽訂紙質保密協議、勞動合同、員工手冊等文件的過程長達1小時,現在只需要通過手機一鍵掃碼,即可實時在線完成入職材料的提交和簽署環節。

以前等待領導審批、系統同步、入職一周內才能收到OA賬號密碼,現在線上簽署完畢后的半小時內即可收到OA賬號密碼,讓員工快速投入工作環境。

這樣的入職體驗,還只是融創HRSSC提供的新型HR服務的冰山一角。從員工入職的勞動合同、競業保密協議,到員工在職的員工手冊、培訓協議,再到員工離職的離職證明、工作交接單等,融創HRSSC都能夠提供高效且專業的服務。

融創人力資源共享服務中心的建設,正是中國大型企業邁向人力資源戰略轉型的典型樣本。在數字化浪潮席卷全球的當下,如融創中國這類卓有遠見的集團型企業,已經率先開啟了以技術為驅動的人力資源管理模式變革,以HRSSC模式積極應對時代的沖擊,支撐企業的改革創新。

人力資源進入“ 共享 ”時代

在當下人力資源向HR三支柱轉型的進程中,越來越多的企業將目光從單純的關注HRBP,開始轉移到HRSSC上。特別是在多板塊的集團型企業中,人力資源共享服務中心(HRSSC)的建設成為當下HR轉型變革中的一個熱點話題。

事實上,越來越多的企業已經認識到HRSSC的價值。據德勤咨詢發布的《2018年中國地區人力資源共享服務調研報告》顯示,過半的企業將在未來5年建設大共享平臺,人力資源正在全面進入“共享”時代。

作為一家覆蓋地產、物業服務、文旅、文化、會議會展、醫療康養等六大板塊,為中國家庭提供美好生活綜合服務的上市公司,融創中國的業務處于高速發展期,其分支機構遍布全國,員工數量持續增長。

如何為大量不同類型的員工提供高質量、跨組織的人力服務,為整個集團創造更高的業務價值,成為融創中國人力資源亟待解決的問題。在HR三支柱理論的支撐下,融創中國決定通過HRSSC的建設,以“更專業、更高效、更貼近”的服務理念,推進集團各板塊進行人力資源戰略轉型。

2019年7月,融創人力資源共享服務中心實現了從無到有,迄今為止從集團本部到哈爾濱、青島等全國10個站點已經全面上線,面向員工和HRBP提供入、轉、調、離、合同、證明、社保公積金等服務,短短半年時間就取得了令人驚艷的成績,在集團全板塊范圍內實現了里程碑式的突破。

至2019年底,融創HRSSC已經交付將近30項服務產品,月度服務量接近4萬單;而人力呼叫中心引入智能機器人“小融”+“人工”+“工單”的模式承載全集團的人事相關咨詢業務,全年知識庫維護量76599次,總共接待員工32663人次,整體滿意度達到92.77%,全年呼叫中心為集團節省1166人天,聯動區域解決60起員工疑難問題。

融創中國數據顯示:自2019年第一季度開始實施共享和三支柱轉型,到2019年底,整體人力資源運營崗人員縮減了25%,這意味著整體運營效率25%的提升,該比例在實施人力資源共享服務的企業中,達到了行業前10%的水平。

那么,融創中國的人力共享服務中心到底是如何打造的?在高效建設HRSSC的背后,融創中國又有什么樣的秘訣呢?

融創HRSSC背后的創新性技術

HRSSC的本質是通過服務創造價值,而服務的標準化、專業化、效率化,則由領先的信息化技術進行支撐,電子簽便是當前廣受HR群體關注的創新性技術之一。

電子簽將傳統的紙質簽署變為電子化簽署,以自動化、無紙化的方式精簡和規范HR流程,不僅能夠支撐HRSSC輸出高效的人力服務,還能通過無紙化簽署,節約各類成本,帶來管理效能的提升。同時,可靠電子簽名還能夠降低代簽風險,助力企業HRSSC打造一個數字化的信任空間。

正是看到了電子簽技術的巨大價值,融創在HRSSC建設之初便引入了數字認證電子合同解決方案,將電子簽技術貫穿在人事管理全周期,覆蓋多種人資業務場景,以領先的技術手段全面推動整個集團的人力資源數字化轉型。

至2020年3月上旬,異動流程上線完畢,融創人力共享與人力信息化、公司信息部,歷經9個月的時間,以引領行業的效率完成了入轉調離等11個人力主流程的全面再造和上線,多項技術的應用和探索,更是創立了行業內多個“首家”。這些流程的再造和上線,成為公司人力三支柱轉型、整體人力運營效能提升的有力保障。

員工入職階段,融創HRSSC以電子簽技術為基礎,實現了單個入職和批量入職人員系統。無論是集團員工還是派遣員工,都能夠通過微信一鍵掃碼開啟線上入職之旅,解決了多人同時簽約、企業自動簽章、異地簽署等難題。標準入職、閃電入職的模板配置,為不同類型的員工提供多樣化的辦理場景。同時,數字認證提供的人臉識別比對技術,與公安部居民身份信息數據對接,更是確保簽署人身份的真實性。

融創HRSSC數據顯示:使用數字認證電子簽后,每人次的入職,從入職前個人信息填寫和資料準備到入職當日的各類文件簽署,自傳統方式的63分鐘縮減至當前的23分鐘,融創HR在入職單項業務上實現了至少13個FTE的節省,折合人工成本節省170萬元/年,同時帶來每年120萬張紙的打印、裝訂、運輸、轉交、歸檔、存儲等各種費用和時間成本的節省。

員工在職階段,融創HRSSC通過電子簽為員工提供入轉調離手續辦理、社保公積金繳納、員工檔案管理、證明材料等服務內容,線上文件的歸檔、整理、查詢比傳統紙質材料更為便捷,讓HR的工作有條不紊。

員工離職階段,融創HRSSC率先在業內推出電子版離職證明,以電子簽技術解決了離職證明蓋章、郵寄、發放等各個環節的人工消耗,將HR從員工離職產生的瑣碎工作中解脫出來。

自融創中國的電子合同服務平臺上線以來,融創HRSSC已經取得了有目共睹的成績。根據調查,新員工對整個入職流程滿意度逼近99%。而在員工離職之際,融創HRSCC提供電子版離職證明的同時,還增加了離職員工的感謝信,讓員工充分感受到企業的溫暖。

在近期舉辦的“2019中國人力資源科技年度大獎”的評選中,融創中國獲得了“2019年度中國人力資源科技最佳實踐獎”和“2019年度中國最佳人力資源科技團隊(企業)”兩項重量級獎項,這也是對融創中國在人力資源科技創新應用、效能提升、員工服務體驗提升的充分肯定。

隨著業務的發展和新需求的迸發,融創HRSSC會將更多的人力資源業務場景納入電子合同服務平臺,并從人力資源擴展到供應鏈管理等其他業務場景,充分享受電子簽賦能帶來的價值紅利。

融創打造HRSSC最佳實踐的經驗

作為業界成功的HRSSC案例,融創HRSSC的建設無疑為其他企業提供了可參考的樣本。融創中國之所以能夠在短時間內打造出集團型企業HRSSC的最佳實踐,與其精細化管理和穩步推進的嚴謹態度密不可分。在HRSSC建設過程中,融創中國也總結出三大建設經驗,具體而言:

在規劃期,需要業務先行,再搭建信息化系統。首先與融創中國六大板塊的人力資源模塊負責人共同研討、達成共識。確定人力資源轉型的目標,然后設計共享服務模型、新業務角色的設計,梳理共享服務業務范圍、改造已有的信息化系統,確定HRSSC推廣實施的方法和覆蓋進度設計,最后引入滿意評價,這樣整個人力資源共享服務才能形成一個閉環管理。

在實施期,重點是通過IT系統搭建進行流程再造,而這一環節對電子簽等技術服務商的選擇至關重要。服務商提供的電子簽是否合法合規,提供的服務是否安全可靠,是否深刻理解企業需求,擁有豐富的方案設計與應用交付經驗等,決定了人力資源IT系統的穩定性、高可用性以及持續性,也在很大程度上影響著HRSSC建設的成敗。

這也是為什么融創中國在眾多電子簽服務商中選擇數字認證作為唯一合作伙伴的原因。作為一家在電子簽名行業耕耘19年的CA機構,數字認證背靠政務行業傳統優勢,在醫療、保險、交通等行業推出了眾多基于電子簽名、電子合同的創新解決方案,擁有經驗豐富的咨詢和服務團隊。在融創HRSCC建設中,數字認證為融創中國打通了電子簽和現有的HR應用,提供“隨需應變、量體裁衣的服務”。

在運營期,需要通過持續的系統優化迭代、員工培訓和反饋等方式,促進項目的推進和落地。為了讓HRSCC新系統更好在全國范圍內推行應用,融創中國人力行政中心組織了多次培訓及系統測試,組織線下推廣培訓3場、各區域轉訓會議20余場,同時線上參會區域覆蓋全國各板塊,以保證內部員工能夠順利應用新系統,并通過員工的意見和反饋持續推進系統的優化。

與此同時,為了進一步建立HRSSC服務標準,融創HRSSC在全國已成立的10個共享站點分別開展了關于服務規范的宣傳培訓和分享交流會,將HR三支柱轉型的理念融入每一位HR的工作中。

如今,融創HRSSC仍在積極探索為集團各板塊提供更多、更好的人力服務,提升員工滿意度。2020年,融創HRSSC將借精益管理的東風,持續優化流程、提升效能,并繼續借力于信息化工具,引入RPA、OCR等先進技術,推進BI建設,穩步打造數字化、智能化的HR運營平臺。電子簽作為人力資源共享服務中心建設中的重要技術支撐,其價值也將隨著融創中國數字化轉型的推進而得到進一步釋放。

數字認證】

領先的網絡信任與數字安全服務提供商(股票代碼:300579),電子認證/電子簽名/電子合同領域的市場領導者,應用覆蓋政務、衛生、金融、大型企業、電信、航空、公路交通等多個行業,為近千萬企業用戶和數億個人用戶提供具有法律效力的無紙化交付服務。

數字認證官網:www.bjca.cn      咨詢電話:400-919-7888

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